НАВЕРХ

6 шагов для малого бизнеса

Как собственнику
уменьшить личную занятость в бизнесе

Из хаоса – в систему!

 

Ш-23.10.19

 

Для того, чтобы собственнику бизнеса освободиться от ежедневной рутины бизнеса, которая отнимает массу сил и времени, нужно сделать несколько важных шагов:

 

    Шаг №1. Определиться с собственной ролью в бизнесе.

    Шаг №2. Принять решение «убить» в себе специалиста.

    Шаг №3. Выделить в своём рабочем дне те действия, которые Вы выполняете из чужих ролей.

    Шаг №4. Позволить сотрудникам делать за себя дела, которые они могут сделать сами.

    Шаг №5. Один день в неделю уделять работе над бизнесом из роли Собственника.

    Шаг №6. Увеличить время работы над бизнесом из роли Собственника с 1 дня до 2,3,4!!!

 

 

Шаг №1. Определяемся с собственной ролью в бизнесе

 

В бизнесе есть три основные роли:

Роль №1. Собственник

Задачи роли:

    • Инвестировать

    • Вовремя выводить деньги

    • Создать прибыльную компанию

    • Формировать стратегию

    • Принимать стратегические решения

    • Реализовывать свою ЛИЧНУЮ финансовую стратегию

    • Контролировать деятельность директора

 

Роль №2. Директор

Задачи роли:

    • Реализовывать стратегию (обеспечить реализацию целей бизнеса)

    • Создать рабочую и результативную команду

    • Быть лидером

    • Развивать сотрудников

    • Мотивировать сотрудников

    • Осуществлять контроль деятельности сотрудников

    • Распределять и учитывать ресурсы

    • Принимать оперативные решения

 

Роль №3. Специалист

Задачи роли:

    Качественно выполнять свою работу и профессионально развиваться!

 


 

Скорее всего, Вы сейчас выполняете все три роли одновременно:

    • Вы и развиваете компанию (Роль №1, и из-за очень сильной загрузки у Вас на нее совсем нет времени, т.е. основную свою функцию Вы выполняете по остаточному принципу)

    • Вы руководите персоналом, т.е. специалистами (Роль №2)

    • Вы и сам выступаете в роли специалиста (Роль №3)

 


 

 

Шаг №2. Принимаем решение «убить» в себе Специалиста!

 

 

Шаг №3. Выделяем в своем рабочем дне те действия,
которые мы выполняем из чужих ролей

 

Для этого 1 неделю (минимум, можно больше) ведём Хронометраж рабочего дня.

 

Хронометраж рабочего дня
(другое название – «Фотография рабочего дня»)

 

Дата, день недели ____23.10.2019, среда

Время
Действие
Из какой Роли

c 9:00 — до 9:20

Планерка с продавцами

Директор

c 9:20 — до 10:20

Встреча с клиентом

Специалист

c 10:20 — до 10:30

Перерыв

 

c 10:30 — до 11:00

Разработка рекламного объявления

Специалист

c 11:00 — до 11:25

Переговоры с банком

Собственник

c 11:25 — до 12:25

Решение вопроса с браком

Директор

c 12:25 — до 13:00

Телефонный разговор с клиентом

Специалист

 

- — — — — — — — -

 
 

и т.д.

 

 

После регулярного ведения Хронометража, Вы легко увидите те функции, которые Вам необходимо отдать.

Но вот здесь предстоит – самое сложное! Действительно отдать!

И сделать так, чтобы сотрудники выполняли эти функции ХОРОШО.

 

 

Шаг №4. Позволяем сотрудникам делать за себя дела,
которые они могут сделать сами!

 

Если таких сотрудников в компании нет
– открываем нужные вакансии и принимаем.

 

Для реализации данного шага нам нужно настроить систему постановки задач и контроля.

 

Правила постановки задач

    1. Формулируйте задачу простым языком, доступным для понимания.

    2. Не давайте одновременно много заданий — это снижает концентрацию внимания. Оптимальное количество задач, поставленных одному человеку одновременно, не должно превышать двух-трёх.

    3. Если вы ставите несколько задач — проранжируйте их по степени важности и значимости, выделите приоритетные.

    4. Предоставьте сотруднику возможность задать интересующие его вопросы, поощряйте его самостоятельно искать возможные решения, предлагать альтернативные способы выполнения.

    5. Определите необходимые для решения задачи ресурсы.

    6. Наметьте основные этапы решения задачи, согласуйте критерии оценки успешности.

    7. Иногда полезно зафиксировать принятые договоренности в письменном виде.

    8. Мотивируйте сотрудника, подчеркивайте важность и необходимость выполнения поставленных задач.

    9. Обязательно предоставьте обратную связь после выполнения задания, достижения результатов.

 

Постановка задач сотруднику

Формулировка задания подчиненному

 
 
 

Ожидаемые результаты и сроки выполнения

 
 
 

Ответственные

(исполнитель и руководитель, кто и за что) — Ответственность подчиненного описывается в точных терминах и ограничена рамками заданными руководителем

Последовательность шагов выполнения

В некоторых стилях управления сотрудник сам описывает свои пути достижения данной задачи

Необходимые ресурсы

В некоторых стилях управления сотрудник сам описывает свои необходимые ресурсы
 

Контроль (Сроки, формы)

 
 
 

Действия в случае форс-мажора

 
 
 

 

Виды контроля

В зависимости от особенностей подчиненного (профессиональной компетентности, личностных качеств), специфики задачи (сложности, новизны, срока сдачи) в практике управления применяют несколько видов контроля:

    • Предварительный

    • Поэтапный

    • Выборочный

    • Периодический

    • Итоговый

 

1. Предварительный контроль — есть некоторое время до срока сдачи задачи и проверки сотрудника.

Уместен в следующих случаях:

    • Когда сотрудник выполнял аналогичную задачу и контроль необходим для того, чтобы убедиться, что он правильно ее понял, и при необходимости поправить его;

    • Когда вы хотите предоставить сотруднику больше самостоятельности, но все же вам нужно подстраховаться и убедиться, что он все сделал правильно. Как правило, предварительный контроль осуществляется, когда до момента сдачи работы остается 1/3 общего времени, выделенного на проект. Если есть какие-то ошибки, то их еще можно успеть исправить.

 

Ограничения: не подходит для задач, когда высоки риски ошибки (в особенности, если задача является новой, например, сдача какого-то проекта под ключ), поставлены четкие требования (малейшее несоблюдение которых будет очевидно) и нет абсолютной уверенности в том, что сотрудник с ней справится (и его следует проверить).

 

2. Итоговый контроль — момент контроля совпадает со сроком сдачи задания.

Следует использовать, если вы:

    • Хотите сэкономить время на проверке;

    • Полностью доверяете сотруднику как человеку и профессионалу;

    • Решили дополнительно стимулировать сотрудника (предоставить больше самостоятельности);

    • Даёте простые и краткосрочные задачи.

 

Ограничения: задача должна быть правильно поставлена и понята сотрудником, в противном случае она будет выполнена неправильно: не сдана в срок, выполнена с ошибками.

 

3. Поэтапный контроль — осуществляется на определенных этапах выполнения задачи.

Применяется, если:

    • Задача требует длительного времени, новая и сложная, поэтому менее рискованно контролировать ее поэтапно (когда от результата предыдущего этапа зависит результат следующего и соответственно итоговый);

    • Сотрудник ориентирован на процесс, поэтому необходимо систематически оценивать его результаты и оказывать ему поддержку;

    • Необходимо понять «проблемные зоны» сотрудника: когда и какие ошибки он склонен допускать.

 

Ограничения: если сотрудник достаточно профессионален, самостоятелен, выполнял задачи подобного типа, то такой контроль может расцениваться им как недоверие и сомнение в его компетентности.

 

4. Периодический контроль — контроль осуществляется через определенные промежутки времени.

Используется, когда:

    • Результаты работы предоставляются в определенный момент времени, о котором осведомлены сотрудник и руководитель (еженедельная сдача отчетов в пятницу в 17:00);

    • Руководителю необходимо быть в курсе результатов деятельности отдела за конкретный период (назначенное время контроля руководитель может установить исходя из специфики работы);

    • Задача однотипна и постоянна и необходимо понимать, справляется ли с ней работник, и принимать кадровые решения (переводы, увольнения и др).

 

Ограничения:

    • Может демотивировать работников и способствовать формальному отношению к работе («главное — отчитаться», ограничивает свободу и т. д.);

    • Большие затраты времени.

 

5. Выборочный контроль — контроль осуществляется неожиданно.

Применяется в случае, если:

    • Сотрудник не дисциплинирован, безответственен;

    • Есть задачи, в которых строго должны соблюдаться стандарты (например, при изготовлении лекарственных препаратов).

 

Ограничения:

    • Сильно демотивирует и создает атмосферу недоверия;

    • Высока необъективность.

 

 

Шаг №5. Для реализации роли Собственника, 1 день в неделю
уделяем своему бизнесу время из Роли №1

 

    • Силовое решение

    • Отключаем телефон

    • Уединение и тишина

    • Работа над стратегическими задачами

 

 

Шаг №6. Увеличиваем время работы над бизнесом
из роли Собственника с 1 дня до 2,3,4!!!

 

Поздравляем! Ваша личная занятость в собственном бизнесе осталась в прошлом!

С помощью Ваших сотрудников и выстроенной системы управления, бизнес растёт, а у Вас появилось время для его развития, личного отдыха и других проектов.

 


 

Шапка для сайта 21.11.18

 

 

Центр Обучения владельцев малого бизнеса «Инструменты для бизнеса» активно работает в сфере дополнительного образования с 2012 года.

Мы будем Вам особенно полезны, если Ваша компания:

    • Очень быстро растёт и Вам важно сделать этот процесс организованным и системным

    • Ваша компания перестала расти, а Вам этого очень хочется

    • В Вашей компании управленческий хаос и Вы перестали контролировать ситуацию

    • Вы, как собственник бизнеса погружены в оперативное управление и не можете из него вырваться

 

В Наших программах – нет ничего лишнего! Все они адаптированы под малый бизнес и подходят для участников с любым уровнем подготовки

 


ИП Мельник Виктория Викторовна; ОГРНИП: 312547603000211; ИНН: 540816310574



Поделитесь с друзьями: